Personvernerklæring

Equinor behandler personopplysninger om ansatte og eksterne konsulenter som jobber på Equinors eiendom og/eller i Equinors systemer. Equinor behandler også opplysninger om personer som ikke er ansatt eller engasjert av Equinor, og det er disse personene denne personvernerklæringen primært er rettet mot. De viktigste kategoriene av personopplysninger som behandles beskrives i avsnitt 3 under.

Equinor vil alltid sørge for forsvarlig, rettferdig og lovlig behandling av personopplysninger, og vil kun benytte slik informasjon til uttrykkelig angitte og legitime formål, i samsvar med loven. Equinor vil derfor kun behandle personopplysninger når slik behandling er nødvendig for at vi skal kunne drive vår virksomhet, tilby tjenester eller ivareta andre legitime forretningsinteresser, oppfylle rettslige krav eller avtaler, eller etter samtykke (der sistnevnte kan trekkes tilbake til enhver tid). Tilbaketrekking av samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandling som var basert på samtykket før det ble trukket tilbake. Mer informasjon om spesifiserte juridisk grunnlag for ulike formål er oppgitt under. Der det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er «berettiget interesse» har Equinor vurdert, etter en interesseavveining, at selskapets berettigede interesser går foran individenes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter.

Equinor vil sørge for forsvarlig informasjonssikkerhet knyttet til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Personopplysninger vil ikke lagres lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen eller møte lovpålagte krav. Dersom du ønsker mer detaljert informasjon om konkrete lagringstider kan du kontakte Equinors personvernombud (DPO) ved e-postadressen som er gitt i punkt 5.

Equinor benytter ulike teknologier, inkludert kunstig intelligens (KI), i behandlingen av personopplysninger. Godkjente verktøy og løsninger skal brukes i samsvar med Equinors styrende dokumenter og retningslinjer. Bruken av KI og andre digitale verktøy skal alltid være i samsvar med gjeldende retningslinjer for personvern og informasjonssikkerhet. Hver bruker på vegne av Equinor er ansvarlig for å sikre at personopplysninger behandles korrekt, inkludert ved bruk av KI-baserte løsninger (slik som Copilot).

Eksterne tjenesteleverandører kan behandle personopplysninger på vegne av Equinor på ulike områder. Equinor har iverksatt tilstrekkelige sikringstiltak i samsvar med gjeldende lovgivning for å beskytte de personopplysningene som behandles av eksterne tjenesteleverandører.

Equinor behandler personopplysninger om personer som ikke er ansatt eller engasjert av Equinor, og da med følgende ulike formål:

Equinor behandler personopplysninger som er nødvendige for å etablere og forvalte kontrakter, for leverandørhåndtering, anskaffelse av varer og tjenester, kjøp og salg av produkter og for verifisering av menneskerettigheter.

Opplysninger som behandles for slike formål inkluderer kontaktinformasjon og personalrelatert informasjon. Det rettslige grunnlaget er Equinors berettigede interesse knyttet til å sikre effektiv kontraktsforvaltning og støtte til våre leverandører, samarbeidspartnere og kunder.

Equinor kan utlevere personopplysninger til en tredjepart for et spesifikt forretningsformål. I slike situasjoner vil Equinor som hovedregel inngå en kontrakt som angir formålet med datadelingen. Denne avtalen pålegger mottakeren å holde personopplysningene konfidensielle og ikke bruke dem til andre formål. Dette kan bety deling av personopplysninger med tredjeparter som tjenesteleverandører, offentlige myndigheter og samarbeidspartnere.

Som et eksempel kan Equinor dele personopplysninger i forbindelse med omorganisering av selskapet, fusjoner, oppkjøp, inkorporasjoner, og lignende selskapstransaksjoner, samt for å overholde eventuelle rettslige avgjørelser og/eller juridiske forpliktelser som Equinor er underlagt.

Personopplysninger vil kun lagres så lenge det er nødvending for det aktuelle formålet for behandlingen. Personopplysninger fra selskaper det ikke blir inngått avtale med, som CV-er, vil bli slettet umiddelbart etter at anskaffelsesprosessen er fullført. Data knyttet til kontraktsforvaltning og metadata vil normalt bli oppbevart i kontraktens varighet og til alle potensielle krav er avsluttet eller foreldet.

Equinor har etablert en omfattende prosess for integritetsundersøkelser, Integrity Due Diligence (IDD). IDD-prosessen består blant annet av å samle inn informasjon som hjelper oss med å forstå hvem våre potensielle samarbeidspartnere er, hvilke verdier de har og hvordan de driver sin virksomhet. IDD’en kan omfatte behandling av personopplysninger. Mer informasjon om IDD finner du her. Personopplysninger som behandles for dette formålet kan inkludere kontaktinformasjon og annen informasjon som er nødvendig for å gjennomføre integritetsundersøkelsene, slik som eierinteresser, stilling, mulig politisk posisjon og politiske roller, eventuell oppføring på sanksjonslister, personlige relasjoner, kontrakter, relevante medlemskap, referanser, rettslige krav og spørsmål knyttet til omdømme. Det rettslige grunnlaget er å oppfylle rettslige forpliktelser, og forfølge vår legitime interesse i å beskytte Equinor mot potensielt strafferettslig ansvar og etiske brudd knyttet til uetiske eller ulovlige forretningsforhold med tredjeparter. IDD-dokumenter følger en prosedyre med ulike oppbevaringsperioder, fra 1 til 10 år, basert på IDD-kategorien.

Equinor har etablert en etikkhjelpelinje, der ansatte og eksterne kan si ifra om bekymringer og rapportere antatte eller potensielle brudd på lovgivning eller Equinors etiske retningslinjer. Gitt etikklinjens natur kan behandlingen omfatte alle kategorier av personopplysninger, inkludert særlige kategorier. Mer informasjon om etikkhjelpelinjen, inkludert rettslig grunnlag og lagringstid, finner du her.

Equinor etablerer, etter behov lokale klageordninger for å kunne motta, granske og svare på klager fra enkeltpersoner, lokalsamfunn eller deres representanter knyttet til aktiviteter hos Equinor eller Equinors kontraktspartnere som kan ha negativ innvirkning på lokalsamfunn eller enkeltpersoner. De personopplysningene som behandles inkluderer kontaktinformasjon og andre data som er nødvendige for å gjennomføre klageprosesser. Det rettslige grunnlaget er å utføre en oppgave som er i allmennhetens interesse, berettiget interesse for å sikre transparens, ansvarliggjøring og effektiv håndtering av lokale klager eller for å møte våre forpliktelser etter den norske åpenhetsloven. Lagringstiden vil variere i de ulike jurisdiksjonene.

For å sikre etterlevelse av Equinors informasjonsplikt etter åpenhetsloven må Equinor behandle personopplysninger knyttet til de som ber om informasjon. Personopplysningene som behandles vil primært være kontaktinformasjon, samt andre opplysninger som er nødvendige for å gjennomføre Equinors behandling av informasjonskravet. Det rettslige grunnlaget er vår forpliktelse etter åpenhetsloven, samt å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav. Personopplysninger vil normalt lagres i tre år.

For å sikre etterlevelse av norske og internasjonale regelverk om sanksjoner og antihvitvasking, kan Equinor foreta en screening av eksterne tredjeparter som selskapet har eller vil etablere relasjoner til. Mer informasjon om hvordan vi jobber for å etterleve sanksjonsreglene er tilgjengelig her. De personopplysningene som behandles er kontaktinformasjon, stilling og resultater fra screeningen. Det rettslige grunnlaget er å overholde rettslige forpliktelser, vår berettigede interesse i å beskytte Equinors forretningsinteresser og sikkerhet, samt for fastsettelse, utøvelse eller forsvar av rettskrav. Opplysningene oppbevares så lenge tredjepartsforholdet varer.

Equinor kommuniserer eksternt og internt med publikum generelt, bestemte målgrupper og enkeltpersoner. Eksempler på kommunikasjonsaktiviteter som utføres av Equinor eller tredjeparter er utsendelse av nyhetsbrev, pressemeldinger og selskapsrapporter, optimalisering av nettsider, organisering av arrangementer, håndtering av brukerinitiert dialog, fremlegging av informasjon til offentlige myndigheter, gjennomføring av undersøkelser, og kommunikasjon i sosiale medier. De personopplysningene som behandles inkluderer kontaktinformasjon og annen kommunikasjonsrelatert informasjon. For enkelte sosiale medieplattformer kan Equinor og den sosiale medieplattformen være felles behandlingsansvarlige. For mer informasjon om dette vennligst se våre Retningslinjer for sosiale medier.

Det rettslige grunnlaget er Equinors berettiget interesse av å fremskaffe informasjon og sikre god forvaltning av og støtte til våre kunder, leverandører og samarbeidspartnere, for å oppfylle en avtale som individet er part i (slik som registreringer til arrangementer), eller ditt samtykke. Personopplysninger vil kun lagres i den korteste varigheten som er nødvendig avhengig av formålet med behandlingen.

Equinor behandler personopplysninger for rekrutteringsformål for å sikre selskapet tilgang på kvalifiserte kandidater. Personopplysningene som behandles inkluderer kontaktinformasjon, rekrutterings- og personalinformasjon. For rekruttering kan mer informasjon om rettslig grunnlag og lagringstid finnes i Generell personvernerklæring for rekruttering.

Equinor kan også behandle personopplysninger etter behov i forbindelse med introduksjon av eksternt personell i Equinors organisasjon, basert på fusjoner og/eller oppkjøp og/eller overføring av en virksomhet. Personopplysningene som behandles inkluderer kontaktinformasjon, samt rekrutterings- og personalinformasjon. Det rettslige grunnlaget Equinor baserer seg på i denne sammenheng er rettslige forpliktelser eller berettiget interesse i å sikre en trygg og sikker prosess for introduksjon og oppstart av eksternt personell.

Equinor har iverksatt ulike sikringstiltak som medfører behandling av personopplysninger. Dette er sikkerhetstiltak mot ulovlig eller uautorisert adgang til bygninger, rom, systemer, prosesser og utstyr. For eksempel, i Equinors bygninger og installasjoner kan det føres aktivitetslogg og drive kameraovervåking (CCTV), kontroll med varebiler og deres sjåfører og adgangskontroll for ansatte og besøkende. Hvilke kategorier av personopplysninger vi samler inn og bruker, avhenger av de aktuelle sikringstiltakene. De består av blant annet av bilder og videoer, kontaktinformasjon og arbeidssted, dato og tidspunkt for adgang til bygninger og informasjon om kjøretøy. Opptak fra videoovervåkning lagres normalt i syv dager, og adgangslogger i 90 dager.

Equinors virksomhet medfører et visst risikonivå, både for norsk og internasjonal virksomhet. Formålet med behandlingen er å sikre støtte til personell i en krisesituasjon (sikre beredskap for personell) og overholde juridiske forpliktelser i ulike jurisdiksjoner vedrørende beredskap. Personalopplysningene som behandles kan omfatte alle relevante data om personell i en krisesituasjon: kontaktinformasjon, fødselsdato, nærmeste pårørende, kontaktperson hos arbeidsgiver og kontraktør. Det juridiske grunnlaget for slik behandling av personopplysninger er å oppfylle rettslige forpliktelser og krav relatert til dette, og vår berettigede interesse for å sikre våre ansatte og virksomheten. Informasjonen lagres normalt i 10 år.

I tilknytning til visse handelsaktiviteter behandler Equinor kontaktinformasjon og innholdet i forretningsrelaterte telefonsamtaler som tas opp og direktemeldinger (IM) for å dokumentere forhandlinger, handel og avtaler, i tillegg til å sikre etterlevelse av lovpålagte krav til dokumentasjon. Det rettslige grunnlaget er å oppfylle rettslige forpliktelser og ivareta våre berettigede interesser i selskapets behov for å dokumentere vilkårene i våre avtaler. Oppbevaringstiden for opptak er seks måneder for kontraktsmessige/operasjonelle behov. For opptak i USA er oppbevaringsperioden 12 måneder.

Equinor behandler personopplysninger som lønn, stillingsprosent, ansettelsesperiode og onshore/offshore-kontrakt. De rettslige grunnlagene er arbeidstakers samtykke, arbeidsavtale, eller for å oppfylle rettslige forpliktelser. For mer informasjon om dine Equinor-pensjonsrettigheter, kontakt Equinor Pensjon via vårt kontaktskjema på vår nettside her. For pensjonister i datterselskaper, kontakt din lokale pensjonsleverandør eller din lokale People & Organisation (PO) for mer informasjon.

Equinor Asset Management AS behandler personopplysninger knyttet til selskapets kapitalforvaltning, slik som kontaktinformasjon, nasjonalitet, fødsels- og personnummer etc. for å sikre etterlevelse av relevant regelverk knyttet til kapitalforvaltningen, markedsføring av verdipapirfondene og for å oppfylle relevante opplysningsplikter. Se forvaltningsselskapets Alminnelige forretningsvilkår (tilgjengelig under ”Våre Retningslinjer”) for mer informasjon om behandling av personopplysninger knyttet til kapitalforvaltningen.

Les mer om dette i våre globale retningslinjer for informasjonskapsler/cookies. Lenke til lokale retningslinjer finner du nederst på våre andre nettsteder.