Nøkkelinformasjon for leverandører
Vi setter stor pris på alt det gode arbeidet leverandørene gjør for at selskapet vårt skal lykkes, og for de verdiene de skaper for våre samarbeidspartnere og kunder.
Hvordan bli leverandør til EquinorEquinor Global Supplier Day 2023
e-Sourcing-portalen
Vår e-Sourcing-portal er et nettbasert verktøy som dekker e-Sourcing and manage-avtaleprosessen for større kontrakter.
Tilbydere logger på for å samle inn publiserte forespørselsdokumenter, avklare problemstillinger og laste opp tilbudsdokumenter. Contiki e-sourcing-portalen brukes også i rammeavtaleutførelsesfasen, for samarbeid knyttet til dokumenter og kommunikasjon.
Hva er e-sourcing-portalen?
E-Sourcing-portalen er en nettportal som gjør det mulig for Equinor og anbydere/leverandører å kommunisere og samarbeide på nett.
Hvorfor bruke e-sourcing-portalen?
- Last ned dokumenter knyttet til forespørsler
- Registrere interesse eller intensjon om å by
- Be om og motta svar på avklaringer
- Levere anbudsdokumenter (laste opp/dele dokumenter)
- Administrer avtalen
Hvem kan bruke portalen?
Tilbydere som mottar invitasjon til å delta i en e-sourcing-prosess og/eller leverandører som har en aktiv kontrakt.
eAuksjonsportalen
Equinors eAuksjonsportal er et nettbasert forhandlingsverktøy.
Equinors mål om å øke bruken av eAuksjon er en del av vår digitale agenda. eAuksjon vil drive effektivitet og konkurransedyktige priser i vår bransje, uten å påvirke sikkerhet og kvalitet. eAuksjon som forhandlingsverktøy vil bli vurdert i hvert enkelt tilfelle, både for kontrakter og innkjøpsordrer. Hver eAuksjon tilpasses anskaffelsen og leverandøropplæring utføres i forkant.
Hva er eAuksjonsportalen?
eAuksjonsportalen er et webverktøy som gjør det mulig for Equinor og leverandører å forhandle i sanntid.
Hvorfor bruke eAuksjonsportalen?
- Transparent og objektiv kommersiell forhandling med rask tildeling
- Åpen og rettferdig mulighet til å forbedre innkjøpsrangeringen
- Effektiv – ingen reiseaktivitet
- HMS og tekniske vektinger er inkludert
Hvem kan bruke eAuksjonsportalen?
Kvalifiserte leverandører som mottar invitasjon til å delta i eAuksjon. Din Equinor-kontakt kan gi mer informasjon.
Slik sender du faktura til Equinor
Før du sender faktura til Equinor, må det være registrert en leverandør i Equinors leverandørdatabase (vendor master) med gyldig ID, og det må være mottatt innkjøpsordre (PO) for en anskaffelse.
Fakturaer som ikke oppfyller fakturakravene, vil avvises. Her er de spesifikasjonene du trenger for å sikre en vellykket fakturering.
Elektronisk fakturering (Peppol)
Equinor mottar om lag 600.000 fakturaer hvert år. For å sikre effektiv håndtering av alle disse fakturaene, har vi strenge krav som vil bidra til å spare tid både for leverandørene og for oss.
Hvis disse kravene følges, kan du være trygg på at din faktura vil bli mottatt på rett måte, og at alt vil gå riktig for seg på første forsøk.
Bruk alltid elektronisk fakturaformat
Dette vil sørge for at informasjon blir registrert på riktig måte i våre systemer, og du kan være sikker på at din faktura vil gå til riktig sted og riktig person.
PDF er en løsning for krisesituasjoner, og kan kun benyttes dersom det ikke er teknisk mulig å sende en elektronisk faktura i Peppol-format.
Papirfakturaer behandles ikke.
Hva er en PO?
PO betyr innkjøpsordre (Purchase Order). Et PO-dokument utarbeides når et tilbud blir akseptert. Hvis du ikke har mottatt noe PO-dokument, kan du ta kontakt med anskaffelser i Equinor. Du kan ikke sende faktura før du har en innkjøpsordre med et gyldig PO-nummer, linjenummer og beskrivelser.
PO-nummer og PO-tilpasset fakturering
- Faktura må merkes med et gyldig PO-nummer som er mottatt fra Equinor
- For fakturerte PO-linjer, må det legges inn et “varenummer/linjeartikkel”, “materialnummer” eller “servicenummer” per linje.
- PO-linjene på fakturaen må stemme overens med PO-linjene på den utstedte innkjøpsordren
Det er viktig at leverandørene gjør seg kjent med Equinors fakturainstruks. Fakturaer som ikke oppfyller kravene, vil avvises.
Vedlegg
Fakturaer skal ha vedlegg i henhold til krav som er oppgitt i kontrakten/innkjøpsordren.
Kreditnota
Kreditnotaen må merkes med:
- Innkjøpsordre (PO)
- Fakturanummer som krediteres
- I tilfelle av delvis kreditering, må det også henvises til PO-linje som skal delvis krediteres
- Årsak til kreditering
Retningslinjer for innsending av faktura
Elektronisk format
- Equinors standardformat er Peppol.
- Peppol er obligatorisk for leverandører med norsk organisasjonsnummer.
- Leverandører med norsk organisasjonsnummer som ennå ikke er i stand til å sende Peppol-fakturaer fra eget ERP-system (B2B), skal bruke Equinors leverandørportal hostet av Eyeshare for å sende inn Peppol-formaterte fakturaer. Mer informasjon finnes på Eyeshare-portalens velkomstside.
PDF-format/ikke-digital fakturering
- Ved ikke-elektronisk format, bruk følgende e-post-adresse for innsending av PDF-faktura: pdfinvoice@equinor.com
Krav ved innsending av PDF:
- Kun en faktura (med vedlegg) for hver PDF-fil.
- Kun en PDF-fil for hver e-post.
- Kun PDF-vedlegg - meldinger vil ikke bli lest.
Faktura på papir aksepteres ikke.
Generell fakturainstruks
Hvis du ikke finner Equinor-enheten i Peppol-registret, eller ønsker å bli ny Peppol-leverandør, kan du ta kontakt med vendorportal@equinor.com .
Elektronisk fakturainstruks
Referansekrav ved Peppol-fakturering er tilgjengelige under.
Nord-Amerika
Brasil
- Equinor Brasil Energia Ltda – Corporate EBE – 04.028.583/0001-10 (PDF)
- Equinor Brasil Energia Ltda – Bacalhau - 04.028.583/0009-77 (PDF)
- Equinor Brasil Energia Ltda – Peregrino - 04.028.583/0002-09 (PDF)
- Equinor Energy do Brasil Ltda – Corporate EEB - 04.580.657/0001-26 (PDF)
- Equinor Energy do Brasil Ltda – BMC 33 - 04.580.657/0003-98 (PDF)
Spørsmål om fakturastatus?
Generelt:
E-post: invoice@equinor.com
Telefon: +47 51999222
For Nord-Amerika:
E-post: usinvoice@equinor.com
Telefon: +1 713 878 6970
For Brasil:
E-post: paymentstatus@equinor.com
For spørsmål knyttet til teknisk oppsett av Peppol:
E-post: vendorportal@equinor.com
Digitalisering av bedriftstransaksjoner (Business-to-Business, B2B)
Vårt mål er berøringsfri digital samhandling mellom Equinor og leverandørene, med elektronisk utveksling av forretningstransaksjoner.
Fordeler ved bruk av B2B-utveksling av forretningsdata:
- Minimalt manuelt arbeid
- Høyere kvalitet
- Grunnlag for automatisering
- Tilrettelegging av digital framtid
- Digitalt modne leverandører vil foretrekkes av Equinor
- Raskere og mer effektiv betalingsplan
Digitalisering av overføring av innkjøpsordrer
Vi går nå videre med den digitale omleggingen mot våre leverandører, der målet er å oppnå kontaktløs digital samhandling. Equinor vil utstede transaksjonsdata i et standard digitalt format for at leverandørene skal kunne bruke dataene til å automatisere prosesser og systemer i egen organisasjon.
Slik sender du leveranser til Equinor
Vi mottar et stort antall vareleveranser. Korrekt pakking og merking er viktig for å sikre effektiv håndtering og behandling.
Skal du reise offshore med helikopter?
Vår luftfartstjenester transporterer mer enn 300.000 passasjerer på norsk sokkel hvert år. En korrekt innsjekkingsprosedyre er avgjørende for å sikre en helikopterdrift som er effektiv og i rute.
Som passasjer er du ansvarlig for å kjenne til og følge gjeldende krav i Equinor når du skal reise offshore. Følgende informasjon vil hjelpe deg med å sikre en effektiv innsjekkingsprosess.